INFORMATIVA PRIVACY
relativa al trattamento dei dati personali dei soggetti che inoltrano segnalazioni tramite My Whistleblowing

Ai sensi dell’art. 13 del D.lgs. n° 196/2003 del Codice in materia di protezione dei dati personali (di seguito, anche, il “Codice Privacy”) e ai sensi dell’art. 13 del Regolamento Europeo n. 679/2016 (di seguito, anche, il “GDPR”) Le forniamo la presente informativa.

IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO.

Il titolare del trattamento dei dati è ANCOROTTI COSMETICS S.P.A. con sede in Via Dell’Industria 22 CAP 26013, Crema (CR)

LUOGO DI TRATTAMENTO DEI DATI.

I trattamenti connessi hanno luogo in Italia e non sussiste alcuna attività di trasferimento o diffusione all’estero o in Paesi extra UE. Nessun dato viene comunicato o diffuso, salvo con finalità di rilevazione statistica e in ogni caso in modo anonimo e/o aggregato.

FINALITA’ DEL TRATTAMENTO DEI DATI.

I dati personali saranno raccolti e trattati per finalità connesse alla gestione di segnalazioni di violazioni riguardanti: i) normativa nazionale ed europea relativa ai settori e agli interessi rilevanti per l’Unione; ii) violazioni rilevanti ai sensi della disciplina 231/2001 o violazioni dei modelli organizzativi; iii) ulteriori illeciti civili, amministrativi e contabili contemplati dalla normativa nazionale;

DATI TRATTATI.

Potranno essere trattati i seguenti dati personali:

• dati comuni identificativi e di contatto del segnalante;
• dati identificativi delle persone coinvolte nella segnalazione, informazioni e dati relativi alle violazioni segnalate;
• ogni altra informazione riferita al segnalante, alle persone coinvolte nella segnalazione a eventuali altri soggetti terzi, che il segnalante decide di condividere per meglio rappresentare i fatti descritti nella segnalazione; si specifica che in questo caso i contitolari non sono in grado di determinare a priori le informazioni oggetto della segnalazione che quindi potrà contemplare anche dati particolari o relativi a condanne penali e reati;
• dati identificativi, di contatto e relativi all’account di accesso alla piattaforma informatica dei soggetti preposti alla gestione delle segnalazioni.

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

l trattamento dei dati deriva dalla necessità di adempiere ad un obbligo di legge (art. 6, comma 1, lett. c del GDPR) e precisamente alle previsioni del D. Lgs. 24/2023 recante attuazione della direttiva UE 2019/1937, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e delle disposizioni normative nazionali.

ORIGINE DEI DATI E NATURA DEL CONFERIMENTO

I dati personali oggetto di trattamento sono quelli forniti dal segnalante e quelli eventualmente raccolti in modo autonomo nel corso delle attività istruttoria, necessari ad accertare le circostanze oggetto della segnalazione.

Il conferimento dei dati è necessario e funzionale alla gestione delle segnalazioni ricevute nelle forme e modalità descritte nella procedura adottata dalla società.

TEMPI DI CONSERVAZIONE

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza della persona segnalante.

I dati personali che manifestamente non sono utili alla valutazione della segnalazione saranno immediatamente cancellati.

Alla piattaforma per la trasmissione delle segnalazioni sono applicate tecniche di cifratura e tutti i dati sono completamente criptati garantendo in questo modo la riservatezza delle informazioni trasmesse.

CON CHI CONDIVIDIAMO I DATI RACCOLTI

I dati personali saranno trattati dal Responsabile del Trattamento nominato e gestore dei casi nella piattaforma oltre che dai componenti dell’Organismo di Vigilanza qualora la segnalazione riguardi violazioni del modello di organizzazione e di gestione (M.O.G. 231), in conformità a quanto previsto dalla vigente normativa in materia.

Tali soggetti sono tenuti a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e delle informazioni di cui sono venuti a conoscenza.

L’identità del segnalante o qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi direttamente o indirettamente tale identità, possono essere rivelate solo con il consenso espresso della stessa persona segnalante. Laddove si renda necessario per esigenze connesse alle attività istruttorie, alcune informazioni connesse alla segnalazione potranno essere trattate da:

• altre funzioni della Società alle quali sono state fornite specifiche istruzioni;
• società di consulenza, di auditing/revisione o soggetti che svolgono servizi strumentali alle finalità sopra indicate, limitatamente alle informazioni necessarie per le funzioni loro attribuite;
• infine, i dati potranno essere trasmessi, nei casi previsti, all’Autorità Giudiziaria, e/o alle Autorità competenti.

MODALITA’ DEL TRATTAMENTO.

I dati personali sono trattati sia con strumenti automatizzati che con strumenti manuali e per le finalità sopra indicate. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI.

A certe condizioni Lei ha il diritto di esercitare i diritti previsti dall’art. 7, 8, 9 e 10 del Codice Privacy e dagli artt. 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21 e 22 del GDPR e, in particolare, di chiederci:

• l’accesso ai Suoi dati personali,
• la copia dei dati personali che Lei ci ha fornito (c.d. portabilità),
• la rettifica dei dati in nostro possesso,
• la cancellazione di qualsiasi dato per il quale non abbiamo più alcun presupposto giuridico per il trattamento,
• l’opposizione al trattamento ove previsto dalla normativa applicabile
• la revoca del Suo consenso, nel caso in cui il trattamento sia fondato sul consenso;
• la limitazione del modo in cui trattiamo i Suoi dati personali, nei limiti previsti dalla normativa a tutela dei dati personali.

L’esercizio di tali diritti soggiace ad alcune eccezioni finalizzate alla salvaguardia dell’interesse pubblico (ad esempio la prevenzione o l’identificazione di crimini) e di nostri interessi (ad esempio il mantenimento del segreto professionale). Nel caso in cui Lei esercitasse uno qualsiasi dei summenzionati diritti, sarà nostro onere verificare che Lei sia legittimato ad esercitarlo e Le daremo riscontro, di regola, entro un mese.

Chiunque dovesse avere dubbi riguardanti il rispetto della politica per la tutela della privacy adottata da ANCOROTTI COSMETICS S.P.A. , la sua applicazione, l’accuratezza dei propri dati personali o l’utilizzo delle informazioni raccolte può contattarci tramite e-mail all’indirizzo: info@ancorotticosmetics.com. Tuttavia, se lo desidera, Lei potrà inoltrare i propri reclami o le proprie segnalazioni, ai sensi dell’art. 77 del GDPR, all’autorità responsabile della protezione dei dati, utilizzando gli estremi di contatto pertinenti:

Garante per la protezione dei dati personali – Piazza di Monte Citorio n. 121 – 00186 ROMA – Fax: (+39) 06.69677.3785 – Telefono: (+39) 06.696771 – E-mail: garante@gpdp.it – Posta certificata: protocollo@pec.gpdp.it .